従来の勤怠システムは医療機関向けではなく、全てのエラー内容が画面で確認できないため、人事側でのエラーリスト作成や、手当の手集計・就業規則に合わせた勤怠調整など、給与計算時に多くの手作業が発生していました。これにより工数のひっ迫と属人化が大きな課題となっていました。

 

また、看護部では勤怠管理と電子カルテの勤務表の二重更新が不要なシステム選定が大きな課題で、紙文化への依存や客観的な打刻・有休管理を別環境で運用していたことによるデータ抽出の不便さも問題でした。

 

さらに、院内のネットワーク構成上、電子カルテとの連携の必要性を感じながらも人事・給与システムは別ネットワークで運用していたため、環境面の制約も大きな課題でした。加えて、クラウド化が進む中で院内でもスマートフォン申請が標準化しており、スマートフォンで勤怠管理ができる環境整備も求められていました。

実際にVicsell勤怠管理Ⅱを利用しているユーザー様からお話を伺ったことがきっかけで知りました。

人事としては早期導入を希望していましたが、ネットワーク環境の構築や看護部の運用再確認に時間を要しました。
また、従来システムでは設定しきれない部分が多かったため、細かな運用イメージのすり合わせや、人事・現場双方の使い方について複数回の打ち合わせを行いながら導入を検討しました。

特に、全部署でのシステム移行と看護部の本格導入にあたり、初期構築の負担や運用後の変更対応、システム理解などに不安がありました。

当院の課題であった全職員の勤怠管理の一元化を実現でき、複雑な就業規則に応じた勤怠・手当の自動集計や承認ルート設定に対応できる点が大きな決め手でした。

看護部は電子カルテと連携しつつ、給与計算はインターネット環境で行い、スマートフォンで申請できるなど、「本来あるべき勤怠管理が実現できる未来」が明確に見えたためです。

さらに、費用対効果も高く、人事部門だけでも年間900時間（3名分）の工数削減が見込める点に加え、サポート体制が充実しており、導入後に仕様変更が発生した際にも柔軟に改修いただける点も安心材料でした。

これらにより、当院の長年の課題をほぼ解決できる理想的なシステムと判断し、導入を決めました。

まずは私たち人事が一番喜んでいます。
毎月負担となっていたエラーリストの作成や、システム外での勤怠調整といった緊張感の伴う作業から解放され、安全性の確保と属人化の解消につながりました。

Vicsell勤怠管理Ⅱ内で勤怠管理が完結することで業務の標準化が進み、本格稼働直後からはRPAを活用したマスタ取込や勤怠データ出力も可能となり、紙中心の管理から一気に脱却することができました。

また、所属長からも「エラー箇所がピンポイントで分かるため対応しやすい」「締め作業が従来より格段に楽になった」といった声が上がっており、現場の管理者からも大変好評です。
職員からも「スマートフォンで簡単に申請できるので便利」という声が多く寄せられており、現場全体の利便性向上にもつながっています。